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ABSENCES

Mardi 26 Octobre 2010

L'absence du salarié entraîne la suspension du contrat de travail. Le salarié n'accomplissant plus son travail, l'employeur se trouve, sauf cas particuliers (congés payés, maladie, etc.), déchargé de son obligation de verser le salaire.

L'employeur doit opérer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l'absence.


À noter… L'employeur qui ne respecte pas la proportionnalité de la retenue liée à l'absence peut, le cas échéant, se voir reprocher la pratique de sanctions pécuniaires* prohibées.

Entre les différentes méthodes existantes, seule la méthode de l'horaire réel de travail a été validée par les juges (cass. soc. 11 février 1982, n° 80-40359, BC V n° 90). C'est cette méthode qui doit tout particulièrement être utilisée en cas d'absence non rémunérée ou indemnisée (ex. : grève, mise à pied disciplinaire, entrée ou sortie en cours de mois).

En principe, la méthode de retenue utilisée ne peut pas être moins favorable que celle préconisée par la jurisprudence.

La retenue pour absence non rémunérée doit figurer sur le bulletin de salaire, et faire l'objet d'une ligne à part.

Méthode de l'horaire réel

Méthode de calcul - Elle consiste à faire le rapport entre la rémunération mensuelle et le nombre d'heures effectives de travail pour le mois considéré, sans tenir compte du nombre d'heures mensualisées, et à multiplier par ce rapport le nombre d'heures d'absence.

Exemples
Un salarié mensualisé est payé 2 500 € par mois pour 35 heures de travail hebdomadaires, réparties sur 5 jours à raison de 8 heures par jour du lundi au jeudi et 3 heures le vendredi. Les jours fériés légaux sont habituellement chômés dans l'entreprise et le salarié est supposé remplir les conditions requises pour bénéficier du maintien de salaire ces jours-là.
1) En mai 2010, le salarié est absent les jeudi 6 (huit heures) et vendredi 7 mai (trois heures), soit un total de 11 heures. Le mois de mai comprenant 148 heures réelles payées comme du travail (y inclus les jours fériés chômés), la retenue sur le salaire du mois de mai est de :
(2 500 € X 11 h)/148 h = 185,81 €.
2) En juin 2010, le salarié est absent les mercredi 2 (huit heures), jeudi 3 (huit heures), vendredi 4 (trois heures) et lundi 7 (huit heures), soit un total de : (3 X 8) + 3 = 27 heures. Le mois de juin comporte en réalité 156 heures de travail réelles ou assimilées. La retenue sur salaire est donc de : (2 500 € X 27 h)/156 h = 432,69 €.
3) Compte tenu de l'horaire réel de chaque mois, chaque heure d'absence du mois de mai équivaut à une retenue de 2 500 €/148 h = 16,89 € et chaque heure d'absence du mois de juin vaut 2 500 €/156 h = 16,03 €.

Salariés en forfait jours en grève - La méthode de l'horaire réel de travail a été précisée par la jurisprudence pour les employeurs de salariés en forfait annuel en jours, lorsqu'ils sont en grève pour une durée inférieure à une journée de travail (pour le détail, voir Grève interne*).

Méthode de l'horaire mensuel moyen

Cette méthode repose sur la fiction d'un horaire mensuel moyen constant (pour la formule, voir tableau ci-après). Ainsi, un salarié travaillant 35 heures hebdomadaires sera supposé avoir un horaire mensuel moyen de 151,67 heures : chaque heure d'absence entraînera la déduction de 1/151,67 du salaire mensuel brut.

C'est la méthode la plus proche de la notion de mensualisation. Elle permet également de décompter des absences inférieures à la journée et de prendre en compte la répartition des horaires sur chaque journée travaillée.

Elle connaît également ses limites. Par exemple, pour un mois qui compte plus de 151,67 heures réelles, une absence non rémunérée pour 151,67 heures ramènerait le brut à zéro alors que le salarié aurait quand même travaillé.

Méthode des jours ouvrés

Elle s'apparente à la méthode horaire, mais sur une base journalière ne permettant pas de calculer avec précision le montant de la retenue en cas d'absence inférieure à une journée.

En nombre réel de jours ouvrés - La retenue se calcule en multipliant le salaire mensuel brut du salarié par le nombre de jours ouvrés d'absence, puis en divisant le tout par le nombre réel de jours ouvrés du mois considéré (en incluant les jours fériés chômés et payés comme des jours travaillés).

En nombre moyen de jours ouvrés - Cette méthode repose sur la fiction d'un horaire mensuel réparti chaque mois sur 22 jours ouvrés (ou 21,67) lorsque l'horaire hebdomadaire est réparti sur 5 jours. Chaque journée d'absence entraîne donc la réduction de 1/22 (ou de 1/21,67) du salaire mensuel brut.

Cette méthode a l'avantage d'être alignée sur le décompte des congés payés pour les entreprises qui les calculent en jours ouvrés.

Lorsque l'horaire est réparti sur 6 jours, l'absence doit, dans ce cas, être décomptée au regard d'une moyenne de 26 jours ouvrés par mois.

Méthodes des jours ouvrables

En nombre réel de jours ouvrables - La retenue se calcule en multipliant le salaire mensuel brut du salarié par le nombre de jours ouvrables d'absence, puis en divisant le tout par le nombre réel de jours ouvrables du mois considéré (en incluant les jours fériés chômés et payés comme des jours travaillés).

En moyenne mensuelle (1/26) - Cette méthode repose sur la fiction de mois constants de 26 jours ouvrables. Chaque journée d'absence entraîne la déduction de 1/26 du salaire. Ce système a pour principal avantage d'être calqué sur les règles de calcul des droits à congés payés (décompte en jours ouvrables).

Méthode des jours calendaires

En nombre réel de jours calendaires - La retenue se calcule en multipliant le salaire mensuel brut du salarié par le nombre de jours calendaires d'absence, puis en divisant le tout par le nombre réel de jours calendaires du mois considéré (en incluant les jours fériés chômés et payés comme des jours travaillés).

En moyenne mensuelle (1/30) - L'horaire mensuel est supposé réparti chaque mois sur 30 jours calendaires. Chaque jour d'absence entraîne la déduction de 1/30 du salaire.

Ces modalités correspondent aux règles légales de calcul des indemnités journalières de sécurité sociale.

Autres conséquences de l'absence

Réduction des primes - Lorsque certaines primes se calculent en fonction du travail effectif du salarié, elles devront être réduites au prorata de la durée de l'absence du salarié (prime d'assiduité, primes de vacances ou de fin d'année, participation ou intéressement, etc.).

Le cas échéant, il faudra en revanche tenir compte des absences qui sont assimilées à du temps de travail effectif*.

Congés payés - Les absences non assimilées à du temps de travail effectif* pour le calcul de la durée des congés payés* doivent être déduites du calcul, même si elles ont donné lieu à maintien de la rémunération (sauf convention contraire).

Ancienneté - La suspension du contrat de travail interrompt temporairement l'ancienneté du salarié dans l'entreprise, sauf cas particulier et absences assimilées à du temps de travail effectif pour les droits liés à l'ancienneté*.

Plafond de sécurité sociale - L'absence non rémunérée ne donne lieu à neutralisation du plafond mensuel de sécurité sociale que si elle couvre la totalité de la période comprise entre deux échéances habituelles de paye (c. séc. soc. art. R. 243-11).

Exemple
Une entreprise verse les salaires le dernier jour de chaque mois civil. Elle peut réduire le plafond annuel d'un mois en cas d'absence non rémunérée du 20 mars au 5 mai. Elle ne le peut pas, en revanche, pour une absence du 10 mars au 25 avril.

Mais pour cela, l'absence ne doit donner lieu à aucune rémunération soumise à cotisations, ni par l'employeur (pas de maintien de salaire, même partiel), ni par un tiers, comme un organisme de prévoyance par exemple (lettre-circ. ACOSS 74-2 du 10 janvier 1974). En revanche, le versement d'indemnités journalières de sécurité sociale ne fait pas obstacle à la neutralisation du plafond.

Une absence non rémunérée pendant une partie du mois seulement ne donne lieu à aucune modification du plafond.

Defiscalisation des heures supplémentaires et complémentaires - Les absences peuvent également avoir une incidence sur le nombre d'heures ouvrant droit aux avantages fiscaux et sociaux de la loi TEPA [voir Heures supplémentaires (exonération d'impôt sur le revenu)*].

Patrick d'ARANJOS