I - TEXTES DE REFERENCE

 

Site du ministère du travail

 

Le registre unique du personnel

EN BREF Etabli par l'employeur, le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l'identification des salariés, les dates d'embauche et de départ, les contrats de travail. Le registre doit être conservé dans l'entreprise cinq ans après le départ du salarié. Toute infraction est punie d'une sanction pénale .   A savoir !  Aucune forme spécifique n'est imposée à l'employeur, sauf en cas de traitement informatisé des données. Une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés -Cerfa n°9900- est alors obligatoire.   Références des textes

Où s'adresser ? -  Direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle :DDTEFP -  Commission Nationale Informatique et Libertés :CNIL - 21, rue Saint-Guillaume, 75040 Paris cedex 07 - Fax : 01 53 73 22 00 - Minitel 3615 CNIL

 

Quels employeurs ?       Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel. Seule exception : les particuliers employeurs.   Quels salariés ?       Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l'entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire. Comme tout salarié, le travailleur étranger doit figurer dans le registre unique du personnel. Pour connaître les autres obligations à ce sujet, voir l'embauche d'un étranger.   Quelles obligations ?       Un registre par établissement La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissement, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel. Les mentions obligatoires Les mentions portées dans le registre permettent d'identifier le salarié : - nom et prénom, - nationalité, - date de naissance, - sexe, - emploi, - qualification, - dates d'entrée et de sortie de l'établissement, Par ailleurs, si le salarié est embauché comme " apprenti ", en " contrat de qualification ", en " contrat d'adaptation ", en " contrat à durée déterminée ", comme " travailleur à temps partiel ou encore " mis à disposition par un groupement d'employeurs ", la précision correspondant à cette situation. Le personnel doit être inscrit en respectant l'ordre chronologique d'embauchage et de façon indélébile. La forme du registre unique du personnel Aucune forme particulière n'est imposée pour la tenue du registre. Si l'employeur choisit d'utiliser d'autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Le registre du personnel contient des données nominatives : son traitement informatique doit donc faire l'objet d'une déclaration à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). Un formulaire de déclaration téléchargeable est disponible sur son site Internet : www.cnil.fr (Cerfa n°99001) . La sanction en cas d'infraction En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l'employeur aura à s'acquitter d'une amende d'un montant pouvant aller jusqu'à 750 €.   Références       - Code du travail : articles L 620- 3, L 620-7 (supports informatiques), R 620-3 et D 620-3

 

 

 

CODE DU TRAVAIL
(Partie Législative)

Article L620-3

(Loi nº 73-4 du 2 janvier 1973 (LOI 73-4 1973-01-02 JORF 3 janvier) en vigueur le 1er février 2000)

 

 

 

(Loi nº 73-4 du 2 janvier 1973 (LOI 73-4 1973-01-02 JORF 11 juillet) en vigueur le 1er février 2000)

 

 

 

(Loi nº 85-772 du 25 juillet 1985 art. 69 Journal Officiel du 26 juillet 1985)

 

 

 

(Loi nº 91-1383 du 31 décembre 1991 art. 2 Journal Officiel du 1er janvier 1992)

 

 

 

(Loi nº 92-1446 du 31 décembre 1992 art. 21 II Journal Officiel du 1er janvier 1993 en vigueur le 1er septembre 1993)

 

 

 

(Loi nº 93-1313 du 20 décembre 1993 art. 35 III Journal Officiel du 21 décembre 1993)

 

 

 

(Loi nº 97-210 du 11 mars 1997 art. 7 Journal Officiel du 12 mars 1997)

   Dans les établissements définis à l'article L. 200-1 et dans les établissements agricoles où sont occupés des salariés, il est tenu un registre unique du personnel sur lequel doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l'établissement à quelque titre que ce soit. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauchage et de façon indélébile.

 

Les indications complémentaires qui doivent être mentionnées sur ce registre soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement, sont définies par voie réglementaire.
   Le registre du personnel est tenu à la disposition des délégués du personnel et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du présent code et du code de la sécurité sociale.

 

 Dans tous les lieux de travail dépendant des établissements mentionnés à l'alinéa premier du présent article, l'employeur est tenu d'effectuer la déclaration prévue à l'article L. 320.

   *Nota - Code du travail R632-1 : sanctions pénales.*

 

CODE DU TRAVAIL
(Partie Législative)

 

 

 

Article L620-7

(Loi nº 73-4 du 2 janvier 1973 (LOI 73-4 1973-01-02 JORF 3 janvier))

 

 

 

(Décret nº 75-493 du 11 juin 1975 (Décret 75-493 1975-06-11 JORF 20 JUIN))

 

 

 

(Décret nº 75-493 du 11 juin 1975 (Décret 75-493 1975-06-11 JORF 20 JUIN))

 

 

 

(Loi nº 85-772 du 25 juillet 1985 art. 69 Journal Officiel du 26 juillet 1985)

 

 

 

(Loi nº 89-18 du 13 janvier 1989 art. 63 Journal Officiel du 14 janvier 1989)

 

 

 

(Loi nº 98-546 du 2 juillet 1998 art. 8 IV Journal Officiel du 3 juillet 1998)

Des décrets pris après consultation des organisations syndicales les plus représentatives des employeurs et des salariés adaptent, pour certaines branches professionnelles ou certains types d'entreprises, les prescriptions relatives à la tenue des registres et documents et aux obligations d'affichage qui résultent du présent code ou des lois et règlements relatifs au régime du travail.

 

Dans les conditions et limites fixées par ces décrets, les entreprises peuvent déroger à la conservation des bulletins de paie et à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues.

 

Lorsque les délégués de personnel ou les comités d'hygiène et de sécurité tiennent de la loi un droit d'accès aux registres concernés, les employeurs doivent les consulter préalablement à la mise en place d'un support de substitution.

 

 

  

CODE DU TRAVAIL
(Partie Réglementaire - Décrets en Conseil d'Etat)

 

 

 

Article R620-3

(Décret nº 86-524 du 13 mars 1986 art. 1 Journal Officiel du 16 mars 1986)

   Les indications complémentaires prévues au deuxième alinéa de l'article L. 620-3 qui doivent être portées sur le registre unique du personnel pour chaque salarié sont les suivantes  :
   1º Nationalité ;
   2º Date de naissance ;
   3º Sexe ;
   4º Emploi ;
   5º Qualification ;
   6º Dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
   7º Lorsqu'une autorisation d'embauchage ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation.

   En sus des indications énumérées à l'alinéa précédent, les mentions suivantes doivent être portées :
   1º Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.
   En outre, les copies de ces mêmes titres doivent être annexées au registre unique du personnel et tenues à la disposition des personnes mentionnées au troisième alinéa de l'article L. 620-3 sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des ressortissants étrangers qui y sont occupés.
   2º Pour les jeunes travailleurs sous contrat d'apprentissage, de qualification ou d'adaptation : la mention "apprenti", "contrat de qualification" ou "contrat d'adaptation".
   3º Pour les travailleurs sous contrat à durée déterminée : la mention "contrat à durée déterminée".
   4º Pour les travailleurs à "temps partiel" : la mention "travailleur à temps partiel".
   5º Pour les travailleurs temporaires : la mention "travailleur temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
   6º Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs : la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs" ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier.

   Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauchage doivent être portées au moment où ceux-ci surviennent.
   Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement .

   *Nota - Code du travail R632-1 : sanctions pénales.*

 

 

 

CODE DU TRAVAIL
(Partie Réglementaire - Décrets simples)

 

 

 

Article D620-1

(Décret nº 86-527 du 13 mars 1986 art. 1 Journal Officiel du 16 mars 1986)

 

 

 

(Décret nº 89-503 du 19 juillet 1989 art. 1 Journal Officiel du 20 juillet 1989)

    Le support visé à l'article L. 620-7 doit permettre d'obtenir, sans difficulté d'utilisation et de compréhension et sans risque d'altération, toutes les mentions obligatoires. Il doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé pendant le même délai que le registre auquel il se substitue.
    En cas de traitement automatisé de données nominatives, le chef d'établissement ou le responsable du traitement doit justifier à l'inspecteur du travail de la délivrance du récépissé attestant qu'il a effectué la déclaration préalable prévue par la loi nº 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

   *Nota - Code du travail D. 620-2 : dispositions applicables au livre de paie; D. 620-3 : et au registre unique du personnel.*

 

 

 

II - MISE EN ŒUVRE INTERPAYE

Utiliser le module d'état personnaliser pour adapter le registre à la société.