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STAGIAIRES

Jeudi 6 Mai 2010

Convention de stage

Stages autorisés - La loi portant réforme de la formation professionnelle a posé le principe selon lequel seuls les stages intégrés à un cursus pédagogique sont possibles en entreprise (loi 2006-396 du 31 mars 2006, art. 9 modifié par la loi 2009-1437 du 24 novembre 2009, art. 30). Un décret doit définir ce qu'il faut entendre par là.

Dans l'intervalle, il peut, a priori, s'agir de stages obligatoires ou facultatifs, comme antérieurement.

Convention obligatoire - Il faut impérativement qu'une convention soit signée entre le stagiaire, l'entreprise d'accueil et un établissement d'enseignement (loi 2006-396 du 31 mars 2006, art. 9 et 10).

À noter… Avant la réforme de novembre 2009, la durée du stage ne pouvait pas dépasser 6 mois, renouvellement compris, sauf s'ils étaient intégrés à un « cursus pédagogique ». Seuls ces derniers étant autorisés, cette restriction de durée n'aura plus lieu d'être une fois paru le décret définissant ces stages intégrés.

Contenu de la convention - Les conventions de stage doivent notamment comporter les clauses suivantes (décret 2006-1093 du 29 août 2006, JO du 31) :

- les dates de début et de fin du stage ;

- la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l'entreprise. La présence, le cas échéant, du stagiaire dans l'entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit être indiquée ;

- le montant de la gratification versé au stagiaire et les modalités de son versement ;

- la liste des avantages offerts, le cas échéant, par l'entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais qu'il a engagés pour effectuer son stage ;

- le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail dans le respect de l'article L. 412-8 du code de la sécurité sociale ainsi que, le cas échéant, l'obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile ;

- les conditions dans lesquelles le stagiaire peut s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'établissement d'enseignement.

La convention de stage, à laquelle est annexée la « charte des stages étudiants en entreprise » du 26 avril 2006, est signée par le représentant de l'établissement dans lequel est inscrit le stagiaire, le représentant de l'entreprise et le stagiaire.

Si le stagiaire est mineur, la convention est également signée par son représentant légal.

Tenir une liste des conventions - L'entreprise doit établir et tenir à jour la liste des conventions de stage qu'elle a conclues (décret 2006-1093 du 29 août 2006, art. 5).

Pas de contrat de travail - Un jeune sous convention de stage n'est pas lié à l'entreprise par un contrat de travail. Il n'a donc pas la qualité de salarié au sens du code du travail. Dès lors, il ne peut pas prétendre au SMIC, la remise d'un bulletin de paye n'est pas obligatoire, il n'y a pas de déclaration préalable à l'embauche à faire ni d'inscription au registre unique du personnel et il est exclu de tous les calculs d'effectif.

Ceci étant, certaines obligations restent applicables à l'employeur, notamment en matière d'hygiène et de sécurité, d'horaires de travail, sans oublier les règles spécifiques aux jeunes de moins de 18 ans.

Gestion des accidents du travail - Lorsque l'accident survient par le fait ou à l'occasion du stage en entreprise, l'obligation de déclarer cet accident à la CPAM incombe à l'entreprise (c. séc. soc. art. L. 441-2). L'employeur adresse sans délai une copie de cette déclaration à l'établissement d'enseignement (décret 2006-1627 du 18 décembre 2006, JO du 20).

Incidence de l'absence de convention tripartite - Si une personne est présente dans l'entreprise sans avoir signé de convention tripartite ou si elle a signé une convention bipartite (stagiaire/employeur), elle ne peut pas être considérée comme un stagiaire (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 1).

Le prétendu stage risque fort d'être requalifié en contrat de travail, avec toutes les conséquences que cela entraîne : cotisations dues sur l'assiette minimale, signalement à la DIRECCTE (ancienne DDTEFP), application de la réglementation du droit du travail, etc.

Gratification d'un stage de plus de 2 mois consécutifs

Gratification obligatoire - L'indemnisation est obligatoire pour les stages d'une durée supérieure à 2 mois consécutifs (loi 2006-396 du 31 mars 2006, art. 9, modifié par la loi 2009-1437 du 24 novembre 2009, art. 30, JO du 25).

À noter… Avant le 26 novembre 2009, la loi n'imposait de gratification que pour les stages de plus de 3 mois consécutifs.

La durée du stage s'apprécie en durée calendaire, peu important le nombre d'heures effectué dans le mois par le stagiaire (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 11).

Montant minimal - Le montant minimal de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu.

À défaut, son montant horaire ne peut être inférieur à 12,50 % du plafond horaire de la sécurité sociale (c'est-à-dire 22 X 12,50 % = 2,75 € en 2010) par heure de stage, et ce, dès le premier jour du stage (décret 2008-96 du 31 janvier 2008).

En cas de suspension du contrat de travail, le montant de cette gratification est proratisé en fonction de la durée de stage effectuée.

La durée de présence d'un stagiaire mentionnée dans la convention peut être supérieure à la durée légale du travail, si la durée du travail conventionnelle applicable dans l'entreprise est supérieure à celle-ci (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 8).

Frais professionnels et avantages en nature - La participation patronale aux remboursements de frais professionnels accordés aux stagiaires doit être écartée pour apprécier ce montant minimal.

Les éventuelles participations patronales aux avantages en nature ne sont pas non plus prises en compte pour apprécier le montant minimal (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 11).

Versement de la gratification - La gratification due pour un stage de plus de 2 mois doit être versée mensuellement et jamais en fin de stage, même si celui-ci ne dure que 1 ou 2 jours par mois (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 15).

Si le stage devait initialement durer moins de 2 mois mais s'est prolongé au-delà, l'employeur doit procéder à un rattrapage des gratifications et verser ce rattrapage dès la fin du 2e mois. Pour apprécier le seuil de franchise, la gratification doit alors être rapportée à la période couverte par le rattrapage.

Gratification d'un stage ne dépassant pas 2 mois consécutifs

Pour les stages de 2 mois consécutifs au plus (à apprécier en durée calendaire), la gratification est facultative.

Si la convention de stage en prévoit une, elle doit être versée mensuellement. Si, en revanche, elle n'est pas prévue dans la convention, elle peut être versée en une seule fois à la fin du stage (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 16).

Franchise de cotisations

Franchise de cotisations - Les sommes versées aux stagiaires, quelle que soit la durée du stage, ne sont pas assujetties à cotisations dans la limite de 12,50 % du plafond horaire de la sécurité sociale (plafond horaire de 22 € en 2010) multiplié par le nombre d'heures effectué en stage durant le mois considéré (c. séc. soc. art. L. 242-4-1 et D. 242-2-1).

Ce montant est apprécié au moment de la signature de la convention de stage, en tenant compte du temps de présence mensuel prévu au cours du stage.

Exemple
Pour une durée de présence du stagiaire égale à la durée légale du travail (35 h hebdomadaires), le montant est de 417,08 € par mois pour une convention de stage signée en 2010 (12,50 % X 22 € X 35 h X 52/12).

Incidence du montant de la gratification - Si la gratification (avantages en nature inclus) est inférieure au seuil, aucune cotisation ou contribution de sécurité sociale n'est due.

Pour les gratifications supérieures à ce seuil (toujours en tenant compte des avantages en nature), les cotisations de sécurité sociale (parts patronale et salariale), la contribution solidarité autonomie, le FNAL, le versement de transport, la CSG et la CRDS sont dus sur la fraction excédentaire.

Durée de présence supérieure à la durée légale - La durée de présence d'un stagiaire peut excéder la durée légale si la durée du travail conventionnelle applicable dans l'entreprise est supérieure à celle-ci. Dans ce cas, la franchise de cotisations peut être supérieure au montant de la franchise retenu pour un stage de 151,67 heures (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 9).

Exemple
En 2010, pour un stage basé sur une durée collective de travail de 39 heures hebdomadaires, le seuil de franchise est de : (39 h X 52/12) x 12,50 % X 22 € = 464,75 €.

Durée du travail lissée - En principe, la durée de présence mentionnée dans la convention de stage doit correspondre aux heures qui seront réellement effectuées par le stagiaire. La durée légale du travail est généralement la référence retenue.

Si l'employeur opte pour une durée moyenne du travail, il doit s'y tenir et ne peut retenir un montant de franchise déterminé pour un mois avec lissage et, le mois suivant, tenir compte des heures réelles (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 10).

Entrée ou sortie en cours de mois - En cas d'entrée ou de sortie du stagiaire en cours de mois, la franchise de cotisations doit être proratisée sur une base en trentièmes.

Absences - En cas d'absence du stagiaire (maladie, fermeture collective de l'établissement, etc.), l'exonération n'est proratisée que si le montant de la gratification lui-même est proratisé (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 13).

Avantages en nature - Il faut tenir compte des avantages en nature dont bénéficie le stagiaire pour savoir si le seuil de franchise est dépassé et, si oui, pour déterminer la base des cotisations. Deux situations peuvent être envisagées (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008) :

- si la gratification en espèces est inférieure au seuil de franchise, les sommes normalement soumises à cotisations en tant qu'avantage en nature pourront être exonérées au titre de la franchise, dans la limite du différentiel entre le montant de la gratification et le seuil de la franchise ;

- si la gratification en espèces est supérieure ou égale au seuil de la franchise, les sommes correspondant aux avantages en nature accordés en plus de la gratification ne sont pas exonérées au titre de la franchise.

Exemple
En 2010, un jeune effectue un stage de 2 mois sur une base de 35 heures hebdomadaires.
1) Il reçoit, en plus de sa gratification mensuelle de 300 €, un avantage en nature évalué à 90 €. Ce montant cumulé (390 €) étant inférieur au seuil de franchise, aucune cotisation n'est due.
2) Il perçoit, en plus de sa gratification mensuelle de 300 €, un avantage en nature évalué à 150 €. Ce montant cumulé (450 €) étant supérieur au seuil de franchise, les cotisations sont dues sur la différence entre 450 et 417,08 €, soit sur une assiette de 32,92 €.

Si la gratification est exclusivement sous forme d'avantages en nature, il n'y a ni cotisations salariales, ni CSG, ni CRDS.

Accès à la cantine - Lorsque le stagiaire bénéficie du restaurant d'entreprise (voir Cantine*), l'avantage en nature est négligé si sa participation personnelle au prix du repas est au moins égale à 50 % du forfait avantage en nature repas (4,35 € en 2010), à savoir au moins 2,18 € par repas en 2010.

Dans le cas contraire, il y a, pour chaque repas, un avantage en nature égal à la différence entre la valeur du forfait avantage en nature repas (4,35 € en 2010) et la participation du salarié. Cet avantage sera ou non soumis à cotisations selon que le seuil de franchise est ou non dépassé.

Exemple
Un stagiaire bénéficie de la cantine d'entreprise. En 2010, il reçoit une gratification mensuelle de 417,08 € pour 35 heures hebdomadaires. Il a pris 22 repas sur le mois.
1) S'il a participé au prix de chaque repas à hauteur de 2,18 €, il n'y a pas d'avantage en nature lié à la cantine. La gratification ne dépasse pas le seuil de franchise. Aucune cotisation n'est due.
2) S'il a participé au prix de chaque repas à hauteur de 1 €, un repas représente un avantage en nature de 4,35 € - 1 € = 3,35 €, soit 3,35 € X 22 = 73,70 € pour les 22 repas. Le total de la gratification en espèces et des avantages en nature est de 490,78 €. Les cotisations sont dues sur une base de 490,78 € - 417,08 € = 73,70 €.

Titres-restaurant - L'employeur peut décider d'attribuer des titres-restaurant au stagiaire (ce qui, juridiquement, n'est pas obligatoire, les intéressés n'ayant pas la qualité de salariés).

Lorsque la part patronale à l'acquisition des titres-restaurant respecte les limites fixées par la réglementation (fourchette de 50 % à 60 %, montant maximal de 5,21 € en 2010 ; voir Titre-restaurant*), elle est exclue de l'assiette des cotisations sociales, et ce indépendamment du montant de la gratification.

Dans le cas contraire, il faut ajouter la part patronale à la gratification pour savoir si le seuil de franchise est dépassé. Si le seuil de la franchise est déjà atteint, compte tenu de la seule gratification en espèces, la participation patronale aux titres-restaurant est réintégrée dans l'assiette des cotisations.

Cotisation accident du travail - Lorsque la grati- fication ne dépasse pas le seuil de franchise de cotisations, c'est l'établissement d'enseignement signataire de la convention qui paye la cotisation AT, calculée selon des règles particulières.

Pour les stagiaires dont la gratification est supérieure au seuil de franchise, la cotisation AT est due par l'entreprise sur la fraction excédentaire, comme les autres cotisations de sécurité sociale.

DADS - La gratification exonérée de cotisations versée aux stagiaires doit être indiquée dans une rubrique spécifique de la DADS-U. La fraction assujettie doit être déclarée dans les bases habituelles.

Chômage et retraite complémentaire

Le stagiaire n'est pas salarié. En conséquence, l'éventuelle gratification qui lui est versée n'est soumise ni aux cotisations chômage ni aux cotisations ARRCO ou AGIRC, quelle que soit la gratification.

Allégement de charges et aides

L'employeur ne peut appliquer aucune des aides liées à l'emploi de salariés titulaires d'un contrat de travail (réduction Fillon, etc.).

En revanche, il est possible d'obtenir une aide pour l'embauche de certains stagiaires en contrat à durée indéterminée [voir Stages en entreprise (aide à l'embauche en CDI)*].

Régime fiscal de l'indemnité de stage

Conditions d'exonération d'impôt sur le revenu - Le régime fiscal des indemnités de stage est très différent de leur régime social.

Les indemnités versées par les entreprises aux étudiants et élèves des écoles des divers ordres d'enseignement lors de leurs stages ne sont pas imposables, sous réserve que les 3 conditions suivantes soient réunies (rép. Besson n° 37948, JO 23 septembre 1996, AN quest. p. 5055) :

- les stages font partie intégrante des programmes de l'école ou des études ;

- ils présentent, pour l'élève ou l'étudiant, un caractère obligatoire ;

- leur durée n'excède pas 3 mois.

À noter… L'employeur doit déclarer la rémunération. C'est au stagiaire de tenir compte de l'exonération lors de l'établissement de sa déclaration de revenus.

A priori, pas d'autre tolérance - En dehors de ce cas, aucune exonération expresse n'est prévue. Il semble donc qu'il faille considérer que, dans les autres cas, les gratifications versées aux stagiaires constituent un revenu imposable.

Rien ne permet, en effet, de transposer aux intéressés le régime fiscal de faveur qui est applicable, sur option (CGI art. 81, 36°), aux salaires versés aux jeunes âgés de 26 ans au plus au 1er janvier de l'année d'imposition, en rémunération d'une activité exercée soit par les collégiens pendant les congés scolaires, soit par les lycéens, élèves ou étudiants pendant leurs études, ou pendant leurs congés scolaires ou universitaires (voir Jeunes*).

Stages en entreprise (exemple)

Le jeune effectue un stage en entreprise, sous couvert d'une convention conclue pour 35 heures hebdomadaires, du 1er juillet au 31 août 2010. Les modalités de gratification suivantes ont été convenues.

L'entreprise d'accueil lui verse en fin de stage une indemnité de stage en espèces de 1 200 €, pour les deux mois, sur laquelle sera retenue la participation salariale aux titres-restaurant.

Elle lui a également remis au cours du stage 43 titres-restaurant d'une valeur nominale de 7 €, avec une participation patronale de 4 € et une participation salariale de 3 € retenue sur le montant de la gratification. La participation patronale respectant les limites de la législation sur les titres-restaurant, elle est exonérée de cotisations.

1) Seuil de franchise sur les 2 mois :Le seuil de franchise est de : 2 X 22 X 12,50 % X 35 X 52/12 = 834,17 €.

2) Base des cotisations de sécurité sociale :Le montant de la gratification soumis à cotisations est de : 1 200 - 834,17 = 365,83 €.

EXTRAIT DU BULLETIN DE PAYE de janvier 2010

Patrick d'ARANJOS