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Transport domicile-lieu de travail

Mardi 12 Mai 2009

Frais de transport domicile-lieu de travail

L’article 20 de la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2009 (n°2008-1330 du 17 décembre 2008 JO du 18 décembre 2008) instaure une prise en charge par l’employeur d’une partie des frais de transport engagés par les salariés au titre des trajets réalisés entre leur domicile et leur lieu de travail.
Cette aide peut, sous certaines conditions (décret n° 2008-1501 du 30 décembre 2008 JO du 31.12), être exonérée de cotisations sociales.

Le dossier réglementaire "frais professionnels" en ligne sur urssaf.fr a été actualisé et un cas pratique a été créé afin de vous aider à appréhender ces nouvelles règles (voir page 5 du dossier) :

Prise en charge obligatoire des frais de transports collectifs ou d’abonnement à un service public de location de vélos

Tous les employeurs, quelle que soit la localisation de l’entreprise, doivent désormais obligatoirement prendre en charge une partie du prix des titres d'abonnements souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

La prise en charge obligatoire de l’employeur est fixée à 50 % du coût de l’abonnement sur la base des tarifs de 2è classe.

La participation de l’employeur, y compris la part facultative au-delà du seuil de 50 % sera exonérée de charges sociales dans la limite des frais réellement engagés.

La prise en charge des frais des salariés à temps partiel est identique à celle des salariés à temps complet, lorsque l’horaire de travail du salarié est au moins égal à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle de travail.
Lorsque le salarié est employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée à temps complet, la prise en charge est calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Les salariés exerçant leur activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise qui n’assure pas le transport pour ces déplacements, peuvent prétendre à la prise en charge des titres de transport leur permettant de réaliser l’ensemble des déplacements entre ces différents lieux et entre ceux-ci et leur résidence habituelle.

Pour bénéficier de l’exonération sociale, la copie de l’abonnement souscrit par le salarié aux transports en commun ou aux services publics de location de vélos doit être fournie par le salarié à l’employeur.

Prise en charge facultative des frais de transports personnels

L'employeur peut prendre en charge, tout ou partie des frais de carburant engagés pour les déplacements des salariés entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
Sont concernés, tous les salariés :
Dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains,
Ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

Dans les mêmes conditions, l'employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques.
La prise en charge par l’employeur des frais de carburant ou des frais d’alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 200 euros par an et par salarié.

Cette prise en charge ne peut être cumulée avec la prise en charge du coût des titres d’abonnement aux transports collectifs.

La prise en charge des frais des salariés à temps partiel est identique à celle des salariés à temps complet, lorsque l’horaire de travail du salarié est au moins égal à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle de travail. Lorsque le salarié est employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée à temps complet, la prise en charge est calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Pour bénéficier de l’exonération sociale, l’employeur doit présenter la photocopie de la carte grise du véhicule du salarié.

La prise en charge facultative des frais de transports personnels peut être cumulée avec l’exclusion d’assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques.
Le montant total exclu de l’assiette des cotisations et des contributions sociales, issu à la fois du versement de la prime transport et de la prise en charge par l’employeur des indemnités kilométriques ne peut pas excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer les trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.
En cas de cumul pour un même salarié du bénéfice de l’exclusion d’assiette liée à la prime de transport et aux indemnités kilométriques, l’employeur doit donc être en mesure de produire, lors d’un contrôle, la preuve que les sommes versées exclues de l’assiette correspondent aux frais réellement engagés.

En revanche, la prime transport ne peut se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Pour tout complément d’information sur les aspects relatifs au droit du travail (conditions de mise en oeuvre, salariés bénéficiaires ...), nous vous invitons à consulter la fiche en ligne sur le site www.travail-solidarite.gouv.fr :

Remboursement des indemnités kilométriques prévues par le barème fiscal

L'exonération au titre des charges sociales des dépenses engagées par le salarié pour l'utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles peut être admise dans la limite du barème des indemnités kilométriques publié chaque année par l'administration fiscale.
Le salarié doit être contraint d’utiliser son véhicule personnel soit parce que le trajet domicile lieu de travail n’est pas desservi par les transports en commun soit parce que les horaires de travail particuliers du salarié ne lui permettent pas d’utiliser les transports en commun.

L'exonération est possible sous réserve de pouvoir justifier :
du moyen de transport utilisé par le salarié,
de la distance séparant le domicile du lieu de travail,
de la puissance du véhicule,
du nombre de trajets effectués chaque mois,
et à condition que le salarié atteste ne transporter aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème ci-après.
Au delà, la fraction des IK excédant les limites d'exonération constitue un complément de rémunération.

Voitures

BAREME 2008 APPLICABLE EN 2009

Kilométrage parcouru à titre professionnel
Puissance fiscale

Transport domicile-lieu de travail

Exemple

En 2008 :

Un salarié est contraint* d’utiliser son véhicule personnel (7cv) pour effectuer 4000 km au titre des trajets domicile-lieu de travail.
L’entreprise rembourse les frais de transport engagés par les salariés sur la base des indemnités kilométriques prévues par le barème fiscal.
(*le trajet domicile lieu de travail-domicile n’est pas desservi par les transports en commun ou le salarié à des horaires de travail particuliers ne lui permettant pas de prendre les transports en commun).

En 2008, le barème fiscal à retenir pour le calcul de l’indemnité kilométrique est le suivant :
7 CV = 4000 (kilomètres parcourus par le salarié) X0,545 = 2180 euros
L’entreprise verse 2180 euros au salarié au titre du remboursement de ses frais de transport.
Ce montant est exonéré de charges sociales à condition de pouvoir justifier :
du moyen de transport utilisé par le salarié,
de la distance séparant le domicile du lieu de travail,
de la puissance du véhicule,
du nombre de trajets effectués chaque mois,
et à condition que le salarié atteste ne transporter aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

En 2009 :

Ce même salarié est contraint* d’utiliser son véhicule personnel (7cv) pour effectuer 4000 km au titre des trajets domicile-lieu de travail.
(*le trajet domicile lieu de travail-domicile n’est pas desservi par les transports en communs ou le salarié à des horaires de travail particuliers ne lui permettant pas de prendre les transports en commun).

L’entreprise a mis en place au 1er janvier 2009, la prise en charge patronale de 200 euros au titre des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques au profit de tous les salariés :
dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains,
ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

En parallèle, l’entreprise continue de rembourser les frais de transport domicile-lieu de travail des salariés sur la base des indemnités kilométriques prévues par le barème fiscal.

Ce salarié va donc bénéficier à la fois du remboursement des indemnités kilométriques et de la prime de carburant de 200 euros.
Barème fiscal applicable en 2009 pour le calcul de l’indemnité kilométrique :
7 CV = 4000 (kilomètres parcourus par le salarié) X 0,561
= 2244 euros
L’employeur versant parallèlement la prime de 200 euros, le montant remboursé au titre des indemnités kilométriques ne pourra s’élever qu’à :
2244 euros - 200 euros de prime carburant = 2044 euros

Le montant total versé au salarié (2044 euros IK + 200 euros de prime de carburant) est exonéré de charges sociales à condition que l’entreprise produise :
la photocopie de la carte grise du salarié,
les justificatifs de kilométrages pour 2244 euros,
du moyen de transport utilisé par le salarié,
de la distance séparant le domicile du lieu de travail,
de la puissance du véhicule,
du nombre de trajets effectués chaque mois,
et à condition que le salarié atteste ne transporter aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Patrick d\'ARANJOS


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