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Comment accueillir et gérer vos stagiaires en 2015 ?

Mardi 3 Mars 2015

Le statut des stagiaires a connu des réformes successives visant à sécuriser ces périodes de présence en entreprise. L'objectif est d'encadrer les condition de l'activité de ces jeunes étudiants et d'éviter les abus consistant notamment à confondre stage et travail salarié à très bas prix.
La dernière réforme apporte un nouveau tour de vis au dispositif en renforçant les conditions du recours aux stagiaires, en développant le formalisme entourant la période de stage et en protégeant davantage le jeune pensant sa présence dans l'entreprise.


Pourquoi recruter un stagiaire ?

Un stage doit être prévu dans un cursus pédagogique ou universitaire. C’est pour le jeune une occasion de mettre ses connaissances et apprentissages en perspective, dans le cadre d’une mise en situation professionnelle. L’objectif est qu’il confronte ses savoirs à la réalité de l’entreprise, dans le cadre du projet pédagogique de la formation qu’il suit.

Il est important de garder ce but à l’esprit lorsqu’on décide de faire appel à un stagiaire. En effet, vous devez lui proposer une mission qui soit compatible avec son cursus pédagogique.

Un stage n’est pas une période d’emploi. La mission confiée au stagiaire ne doit pas correspondre à un poste existant ou à pourvoir dans l’entreprise. Vous ne pouvez donc recourir à un stagiaire pour lui faire réaliser des tâches correspondant à l’activité régulière de votre entreprise (par exemple pour réaliser les paies ou pour fabriquer les produits que vous commercialisez), ni en cas d’accroissement de votre activité, même saisonnier. Vous ne pouvez davantage solliciter un stagiaire pour remplacer une personne absente. Seul un salarié en contrat à durée déterminée peut vous permettre de répondre à ce besoin.

Si vous publiez une offre de stage sur internet, pour éviter toute confusion avec une offre d’emploi, la loi vous impose d’identifier clairement la nature de l’offre et de la référencer distinctement en tant qu’offre de stage. Notez qu’un jeune de moins de 16 ans ne peut faire que des stages d’observation pendant les vacances scolaires de la classe de 4e, 3e et lycée (une semaine maximum), ou au cours des 2 dernières années de scolarité obligatoire de l’enseignement général ou alterné.

Combien de stagiaires peut-on accueillir et pour combien de temps ?

A ce jour, il n’existe pas de limite quant au nombre de stagiaires présents simultanément dans l’entreprise.

Mais attention : ceci est amené à changer. En effet, la réforme apportée par la loi du 10 juillet 2014 (loi n° 2014-788) prévoit d’instaurer un quota, qui pourrait consister en un pourcentage de l’effectif salarié, apprécié sur la semaine civile. Par ailleurs, le nombre de stagiaires encadrés par un même tuteur sera à terme limité. Ceci peut avoir un impact non négligeable dans les petites structures, d’autant qu’une infraction à cette règle sera sanctionnée d’une amende pouvant aller jusqu’à 2.000 euros par stagiaire dépassant le quota.

Deux décrets sont en attente sur ces points précis.

Sachez qu’il n’est plus possible d’accueillir un stagiaire plus de 6 mois consécutifs ou non, sauf s’il prépare certains diplômes d’Etat dans le secteur social (éducateur spécialisé par exemple) ou s’il est en formation de master intégrant une année de césure. Cette limite s’apprécie au sein d’une même société et sur une même année d’enseignement. A compter du 12 juillet 2016, il n’y aura plus aucune dérogation possible.

Comment préparer et formaliser son arrivée ?

Une fois que vous avez identifié la mission, le stagiaire qui pourra la remplir, et la période de son stage, vous devez lui choisir un tuteur pour encadrer le déroulement pédagogique du stage et communiquer son identité à l’établissement d’enseignement qui l’indiquera dans la convention de stage.

Cette dernière est obligatoire pour tous les stages et doit être signée par 5 parties : l’entreprise d’accueil, le tuteur, l’école ou l’université, un enseignant référent et le stagiaire (ou son représentant). Une convention-type pour l’enseignement supérieur a été publiée au Journal officiel.

Vous devez mentionner le stagiaire dans une rubrique identifiée du registre unique du personnel, en indiquant ses nom et prénom ceux de son tuteur, les dates et le lieu de son stage (Code du travail, art. L. 1221-3).

Quelles sont les règles de déroulement d'un stage ?

Le stagiaire applique les mêmes durée et organisation du travail que les salariés de l’entreprise et est soumis aux mêmes règles de présence de nuit, de durées maximales de travail quotidien et hebdomadaire, de repos quotidien, de repos hebdomadaire et de jours fériés.

Vous devez d’ailleurs tenir un décompte de son temps de travail, sous la forme que vous souhaitez.

Le temps de travail « à temps plein » d’un stagiaire est estimé sur la base d’un forfait de 7 heures de travail pendant 22 jours dans le mois. Mais rien ne vous empêche de prendre un stagiaire « à temps partiel », pour une durée et/ou un nombre de jours mensuel moindre.

Les stagiaires bénéficient de certaines protections identiques à celles des salariés :

• droit aux congés et autorisations d’absence en cas de maternité, paternité ou adoption ;

• règles de protection de la santé et de la sécurité, formation à la sécurité ;

• protection des libertés individuelles et collectives et contre les harcèlements ;

• accès au restaurant d’entreprise ou aux titres restaurant ;

• prise en charge d’une partie des abonnements aux transports collectifs pour le trajet domicile-travail ;

• accès aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise.

N’oubliez pas que le stagiaire est un élève ou un étudiant. Il n’est pas soumis à une relation de subordination avec la direction de l’entreprise, à la différence d’un salarié. Vous ne pouvez donc le sanctionner, ni rompre son stage sans accord avec son école.

Néanmoins, il doit respecter les règles de vie collective dans l’entreprise. Vous pouvez d’ailleurs mentionner dans la convention de stage quelles sont les clauses du règlement intérieur qu’il devra respecter.

Si un stagiaire contrevient à une règle de l’entreprise (s’il arrive par exemple systématiquement très en retard ou s’absente sans justification), vous devez d’abord lui en parler et si nécessaire, en référer à son école ou université. Ce sont eux qui peuvent prendre des dispositions à l’égard du stagiaire.

Comment indemniser le stagiaire ?

Tout stage de plus de 2 mois consécutifs ou de plus de 2 mois consécutifs ou pas dans le cadre d’une même année scolaire ou universitaire, donne lieu à versement d’une indemnité au stagiaire.

Le montant minimal de l’indemnité était de 12,5 % du plafond horaire de sécurité sociale (PHSS) pour les conventions signées avant le 1er décembre 2014. Pour les conventions signées depuis le 1er décembre 2014, le montant minimal est fixé à 13,75 % du PHSS sauf dispositions conventionnelles plus favorables.

Il atteindra 15 % du PHSS pour les conventions de stages signées à compter du 1er septembre 2015.

L’indemnité, qui n’a pas le caractère de salaire, est exonérée de charges sociales dans la limite de ces montants. Elle est exonérée d'impôt sur le revenu, dans la limite du montant annuel du SMIC.

Elle doit être versée chaque mois au stagiaire et lui est due dès le premier jour de stage. Vous n’avez une obligation d’indemniser le stagiaire présent deux mois ou moins. Si vous décidez de le faire, la franchise d’exonération de cotisations sociales est calculée par rapport à la durée de stage effectuée.

Un débat s’est fait jour quant au montant de l’indemnité de stage à appliquer, selon qu’on se réfère à la loi du 10 juillet 2014 ou aux règlements de l’URSSAF. En effet, la loi indique pour les conventions de stage signées depuis le 1er décembre 2014, qu’un mois de stage à temps complet équivaut forfaitairement à 7 heures x 22 jours, soit 154 heures mensuelles.

Pourtant du point de vue de l’URSSAF, l’exonération de charges sociales s’applique pour un mois à temps complet de 151,67 h. Le débat a été tranché le 17 février 2015 par les administrations concernées. Elles considèrent que la prise en compte d’une durée de travail forfaitaire de 154 heures pour un mois complet de stage n’intervient que pour déclencher le droit à une indemnité de stage.

Un stagiaire ne peut donc prétendre à une indemnité qu’au-delà de 308 heures consécutives ou pas dans une même année scolaire ou universitaire.

En revanche, le calcul de l’indemnité doit être fait en fonction du nombre d’heures réellement effectuées par le stagiaire. Pour les conventions de stage conclues entre le 1er janvier et le 31 août 2015, les gratifications versées ne sont pas soumises à cotisations dans la limite de 3,30 € x heures effectuées en stage.

Pour les conventions de stages signées à compter du 1er septembre 2015, la limite de franchise est de 3,60 € par heure de stage effectuée.

C’est dans ces limites que l’indemnité sera exonérée de charges sociales auprès de l’URSSAF.

Que se passe-t-il à la fin du stage ?

Le stagiaire doit remettre à son école ou université, outre son rapport de stage, un document d’évaluation de l’accueil dont il a fait l’objet dans votre entreprise. En pratique, l’école se charge de lui fournir ce formulaire d’évaluation. Elle peut également vous transmettre un formulaire d’évaluation du stagiaire.

Si sa convention a été signée depuis le 1er décembre 2014, vous devrez, en plus du versement de ses dernières indemnités de stage, remettre au stagiaire une attestation de fin de stage mentionnant notamment la durée de ce dernier ainsi que le montant total des indemnités versées.

Si vous souhaitez recourir à plusieurs stagiaires successivement pour une même mission, vous devrez respecter un délai de carence d’1/3 de la durée du précédent stage, sauf si ce dernier a été rompu à la demande du stagiaire.

Si vous souhaitez embaucher un stagiaire qui suit sa dernière année d’étude, dans les 3 mois suivant la fin de son stage, sachez que vous devez déduire la durée du stage de la période d’essai de son nouveau poste. Cette dernière est réduite au maximum de la moitié, à moins qu’un accord collectif en dispose autrement.

Cependant, vous devez déduire intégralement la durée du stage de la période d’essai, si le poste est en très forte correspondance avec l’objet du stage.

Enfin, si vous embauchez le stagiaire à la fin d’un stage de plus de 2 mois, vous devrez intégrer cette période de stage dans le calcul de son ancienneté.